Tieto on valtaa, sanotaan, ja tiedon on myös sanottu olevan nykyajan valuuttaa. Yritysten ja yksilöiden on tärkeää ymmärtää, että olennaisen tiedon tunnistaminen toimintaympäristöstä ja sen käyttö päätöksenteossa on arvokasta, jopa välttämätöntä. Modernin tiedolla johtamisen, jonka olennainen osa datanlukutaito on, haasteena ei ole nykyään niinkään tiedon määrä tai saatavuus – sitä on kaikkialla – vaan organisaation kyky tunnistaa ja hyödyntää liiketoiminnalle olennaiset tiedot.
Datanlukutaito (engl. data literacy) viittaa yksilön kykyyn ymmärtää, tulkita ja analysoida dataa sekä käyttää sitä päätöksenteon ja ongelmanratkaisun tukena. Henkilöstön datanlukutaito on keskeinen osa menestyksekästä tiedolla johtamista. Oikean ja merkityksellisen tiedon tunnistaminen on yhä tärkeämpi taito digitaalisessa maailmassa, jossa suuria määriä dataa tuotetaan, jaetaan ja käytetään lähes kaikilla elämänalueilla.
Datanlukutaidon keskeiset osa-alueet (kuvio 1) ovat:
- Datan ymmärrys, olennaisen tiedon tunnistaminen ja kerääminen.
- Tiedon suodattaminen, analysointi, ymmärtäminen ja kriittinen arviointi.
- Kyky hyödyntää tietoa päätöksenteossa.
- Jatkuva kehitys, jolla varmistetaan kilpailuedun säilyminen myös tulevaisuudessa.
Kuviossa 1 esitellään datanlukutaidon neljä osa-aluetta. Niiden avulla voidaan arvioida tiedon luotettavuutta, analysoida sitä kriittisesti sekä soveltaa kerättyä dataa organisaation toiminnan kehittämisessä. Yrityksen datanlukutaito kuvaa sen ymmärrystä siitä, miten dataa kerätään, käsitellään ja hyödynnetään niin, että se tukee sekä lyhyen että pitkän aikavälin liiketoiminnan tavoitteita ja strategisia päätöksiä.
Hyvien datalähteiden tunnistaminen
Datanlukutaidon ensimmäinen ja kriittisin askel on olennaisen tiedon tunnistaminen loputtomasta datamäärästä. Yrityksen tulee arvioida omaa liiketoimintaympäristöään ja tunnistaa liiketoiminnan kannalta olennaisin tieto sekä se, mistä sitä saadaan luotettavimmin kerättyä, koska epäolennainen tai vääristynyt tieto voi johtaa virheellisiin tulkintoihin ja päätöksiin.
Datalähteitä on monia, mutta ne voidaan jakaa karkeasti kahteen: ulkoisiin ja sisäisiin datalähteisiin (kuvio 2). Organisaation sisäiset toiminnot tuottavat valtavasti dataa, jota voidaan käyttää päätöksenteon tukena. Esimerkiksi myyntiraportit, asiakaspalautteet ja varastonhallintajärjestelmät ovat sisäisiä datalähteitä. Näiden avulla yritys voi esimerkiksi tunnistaa trendejä, parantaa asiakaskokemusta tai optimoida toimintojaan.
Ulkoiset datalähteet ovat dataa, jota saadaan organisaation ulkopuolisilta tahoilta. Tämä voi sisältää julkisia tietokantoja, kuten tilastokeskuksen dataa, sosiaalisen median kanavista kerättyä tietoa tai kumppaniorganisaatioiden tarjoamaa dataa.
Tiedon suodatus ja arviointi
Suodatus tarkoittaa datan järjestämistä ja puhdistamista esimerkiksi virheistä, päällekkäisyyksistä ja epäolennaisuuksista. Esimerkkinä suodatetusta datasta voidaan mainita mainoskampanjan yhteydessä tapahtuvat vahinkovierailut sivustolla. Datasta voidaan puhdistaa pois esimerkiksi kaikki parin sekunnin käynnit, jotka ovat selkeästi virheklikkauksia. Tämä vaihe varmistaa, että analyysi perustuu laadukkaaseen ja selkeään tietoon.
Tiedon arviointi puolestaan edellyttää kriittistä suhtautumista datan luotettavuuteen ja lähteisiin. On tärkeää varmistaa, että käytetty data on ajankohtaista, oikeellista ja peräisin luotettavista lähteistä. Esimerkkinä arvioinnista voidaan verrata samalta sivustolta kerättyä dataa kahden eri analytiikkatyökalun välillä. Näissä on useinkin eriäväisyyksiä, jolloin tulee selvittää mistä virheet johtuvat.
Kyky hyödyntää tietoa päätöksenteossa
Kaikessa datatyössä keskeinen tavoite on, että kerätty data johtaa myös käytännön toimiin. Datanlukutaito ja tiedolla johtaminen tuovat arvoa vähentämällä tehottomuutta ja säästämällä resursseja, kun organisaation toiminta voidaan kohdistaa olennaiseen ja kannattavaan. Näin saavutetut säästöt niin työtunneista kuin käytetyistä materiaaleista näkyvät suoraan yrityksen liiketoimintatuloksessa. Parhaatkaan datan keruun ja analysoinnin prosessit eivät kuitenkaan johda toivottuihin tuloksiin, mikäli tiedon hyödyntämisestä ei tule arkipäiväinen osa yrityksen toimintakulttuuria. Pitkällä aikavälillä tärkein tehtävä datanlukutaidon kehittämisessä on varmistaa, että johto ja avainhenkilöt sitoutuvat kulttuuriin, jossa päätökset perustuvat analysoituun ja luotettavaan tietoon.
Hyviä keinoja datankäytön edistämiselle yrityksissä voivat olla esimerkiksi datan selkeä visualisointi helpommin lähestyttäväksi sekä tiedon merkityksellisyyden korostaminen: mihin tieto liittyy, miksi tämä on olennaista ja mitä tällä voidaan saavuttaa? Kuvio 3 on hyvä esimerkki tiedonvälityksestä, koska se esittää pörssisähkön hinnan vaihtelut selkeästi ja nopeasti ymmärrettävässä visuaalisessa muodossa mahdollistaen nopean päätöksenteon esimerkiksi kulutuksen ajoittamisessa.
Vastaava yksinkertaistettu tiedon visualisointi päätöksenteon tueksi voi tuoda tehokkuutta, kun reaktiivisuuden sijaan päätökset perustuvat tietoon perustuvaan ennakointiin.
Tieto keskeiseksi osaksi päätöksiä
Tässä käsitellyillä menetelmillä päästään alkuun tiedonkäytön tehostamisessa yrityksissä. Tiedon käyttö merkittävänä osana yrityksen tehokasta toimintaa nyt ja tulevaisuudessa vaatii myös jatkuvaa optimointia ja toimia, joilla pystytään seuraamaan tiedonkäytöllä saavutettuja etuja.
Tiedonkäyttö päätöksenteon ja päivittäisen työn tukena tulee tehdä luontaiseksi osaksi päivittäisiä rutiineja. Kun ihmiset ymmärtävät, että näillä uusilla tiedonkäytön toimenpiteillä pyritään nimenomaan tehostamaan yrityksen toimintaa eikä suinkaan lisäämään työmäärää, niin käyttöönotto sujuu joustavammin ja vastustus on vähäisempää. Yritysjohdon tekemät päätökset yrityksen liiketoiminnan suuntaamisessa ja resurssien allokoinnissa ovat erittäin merkittävässä roolissa sille, miten tehokasta yrityksen toiminta on. Oikeansuuntainen ja merkityksellinen tekeminen auttaa myös siihen, miten mielekkääksi työ koetaan.
Yrityksen koosta riippumatta on syytä lähteä kehittämään tiedonkäyttöä jo tänään. On hyvä tunnistaa mitä tietoa tarvitaan työn tehostamiseksi, mistä sitä on saatavilla ja miten tiedonkäyttö saadaan keskeiseksi osaksi koko yrityksen tai organisaation kulttuuria.
Sami Koski
projektiasiantuntija
TKI-yksikkö
Oulun ammattikorkeakoulu
Tiedolla johtamisella tulevaisuuteen -hanke (TIETU)
Tavoite: Hankkeen tavoitteena on edistää Pohjois-Pohjanmaan alueen toimijoiden valmiuksia hyödyntää digitaalista dataa oman kilpailukykynsä ja toimintansa vahvistamisessa.
Kesto: 1.11.2023–31.10.2026
Rahoittajat: ESR 2021–2027 -ohjelmasta rahoitetun hankkeen rahoituksen on myöntänyt ELY-keskus
Koordinaattori: Oulun ammattikorkeakoulu
Kaikki hankkeen julkaisut Oamk Journalissa
Lähteet
Blomster, M., Kurtti, J-R., Määttä, M., & Sinisalo, J. (2020). Digitaalisen markkinoinnin käsikirja. Opas mikro- ja PK-yrityksille. Theseus. Oulun ammattikorkeakoulu. https://urn.fi/URN:ISBN:978-951-597-197-5
Kosonen, M. (2019). Tiedolla johtamisen käsikirja. Theseus. Kaakkois-Suomen ammattikorkeakoulu. https://urn.fi/URN:ISBN:978-952-344-183-5
Terävä, H. (2023). Pörssisähkön tuntihinta kohoaa pian jopa 68 senttiin – katso päivän hintapiikit. Yle. Haettu 26.11.2024 osoitteesta https://yle.fi/a/74-20046065
Vastaa
Sinun täytyy kirjautua sisään kommentoidaksesi.