Yritysten menestyksen takana on yhä useammin tehokas datan hyödyntäminen. Datastrategia on avainasemassa, kun pyritään tekemään tietoon perustuvia päätöksiä, parantamaan asiakaskokemusta ja tehostamaan toimintaa. Tämä blogikirjoitus sukeltaa syvemmälle siihen, miksi datastrategia tulisi asettaa liiketoiminnan ytimeen, miten se voi tuoda kilpailuetua ja mitä asioita on otettava huomioon sen rakentamisessa ja toteuttamisessa.
Lähtökohta datastrategian luomiselle on ymmärtää, mikä on liiketoiminnan kannalta oleellista tietoa, mistä sitä on saatavilla ja kuinka sitä voidaan hyödyntää toiminnan tehostamisessa. Kun yrityksellä on selkeä kuva siitä, millainen tieto vaikuttaa sen toimintaan ja miten sitä voidaan kerätä, säilyttää ja analysoida turvallisesti, voidaan sanoa, että yrityksellä on kattava datastrategia.
Datastrategian tarkoitus on palvella liiketoiminnan tavoitteita, joten sen tulee aina perustua yrityksen strategisiin päämääriin. Liiketoiminnan tavoitteet antavat suunnan ja tarkoituksen datastrategialle varmistaen, että kerättävä ja analysoitava tieto tukee suoraan yrityksen menestystä ja päätöksentekoa.
Datastrategia tulee siis nähdä liiketoimintaa ohjaavana suunnitelmana, jonka tarkoitus on palvella yrityksen tarpeita ja tavoitteita. Sen tehtävänä on määritellä, miten yritys kerää, hallitsee, analysoi ja käyttää saatavilla olevaa tietoa saavuttaakseen liiketoimintatavoitteensa. Datastrategian luominen voidaan jakaa karkeasti neljään eri vaiheeseen. (Kuvio 1.)
Myös pienissä yrityksissä on tärkeää laatia suunnitelma strategisesta tiedolla johtamisesta. Tiedon avulla voidaan tehdä tarkempia ja perustellumpia päätöksiä verrattuna pelkkiin arvauksiin tai ”minusta tuntuu” -päätöksiin. Kannattaa aloittaa pienestä ja kehittää datastrategiaa yrityksen kasvaessa ja toiminnan monipuolistuessa. Kun yrityksestä tulee monimutkaisempi ja laajempi organisaatio, tulee myös datastrategian kasvaa ja kehittyä vastaamaan sen hetkisiä liiketoiminnan tarpeita ja vaatimuksia.
Kaikkea ei siis tarvitse tehdä heti, mutta jostain on hyvä aloittaa. Jokainen liiketoimintaympäristöstä kerätty tiedonjyvä voi auttaa tehostamaan yrityksen toimintaa.
Datastrategia rakentaminen voidaan aloittaa esimerkiksi vastaamalla näihin seitsemään vaiheeseen (kuvio 2):
- Tavoitteet: Miten toimintaa voitaisiin tehostaa tiedon avulla?
- Nykytilanne: Missä ollaan nyt? Mitä tietoa kerätään ja käytetään jo nyt?
- Tietoturva: Miten yritys kerää ja hallinnoi dataa turvallisesti?
- Tiedon laatu: Miten varmistetaan tiedon laatu?
- Tiedon esittäminen: Miten kerätty tieto saadaan hyötykäyttöön?
- Teknologia eli laitteet ja ohjelmistot: Mitä meillä on ja mitä tarvitaan?
- Jatkuva kehitys: Miten yrityksen datastrategia pysyy ajan tasalla?
Datastrategian luominen yritykselle
Liiketoimintaan vaikuttava tieto tulisi nähdä yhtenä yrityksen arvokkaana resurssina muiden keskeisten tuotteiden rinnalla. Markkina- ja asiakastieto voidaan ajatella tuotteena, joka vaatii samanlaista jatkuvaa tuotekehitystä kuin muutkin yrityksen tuotteet.
Tiedon keräämistä, käyttöä ja kehittämistä varten on laadittava kattavat ja dokumentoidut suunnitelmat. Näin yritys pysyy ajan tasalla markkinatilanteesta sekä sisäisestä toiminnasta ja henkilöstön työkyvystä.
Mistä liikkeelle?
Tavoitteet
Kuten muidenkin yrityksen tuotteiden kohdalla, myös datastrategian luomisessa on aloitettava huolellisella tarpeiden ja tavoitteiden määrittelyllä. Mihin datastrategiaa tarvitaan ja mitä sillä halutaan saavuttaa? Miten tietoa voidaan hyödyntää yrityksen ulkoisen ja sisäisen toiminnan ohjaamisessa?
Nykytilanne
Missä yritys tai organisaatio on nyt? Onko organisaatiossa jo olemassa tiedonkeruun prosesseja? Millaista dataa on saatavilla yrityksen liiketoiminnasta? Yrityksillä voi olla kattava käsitys käytettävissä olevasta tiedosta, mutta sitä ei ole ehkä koskaan hyödynnetty käytännössä. Haastattelemalla työntekijöitä yrityksen eri tasoilta voidaan selvittää, millaista tietoa jo nykyään kerätään ja käytetään. Tämä vaihe voi paljastaa moninaisia tiedonkeruun menetelmiä, joita ei ole harmonisoitu koko organisaation hyödyksi.
Tietoturva
Tiedonkeruun ja säilytyksen osalta on laadittava kattava suunnitelma. Mitä tietoa kerätään, missä sitä säilytetään ja kenellä on pääsy mihinkin tietoon? Tietoturvakäytäntöihin ja yrityksen toiminta-alueen erityispiirteisiin on olennaista tutustua tarkoin. On muistettava, että tietoturva on tasapainoilua avoimuuden ja turvallisuuden välillä.
Datan laatu
Laadukas ja luotettava tieto on olennaista. Harhaanjohtava tai vääristynyt tieto voi aiheuttaa vakavia seurauksia. Tiedon laadun arviointiin on olemassa useita menetelmiä, joihin kannattaa tutustua datastrategian luomisen yhteydessä. (Kuvio 3.)
Tiedon visualisointi
Oleellinen osa datastrategiaa on suunnitella, miten tieto visualisoidaan eli esitetään ymmärrettävässä muodossa. Tiedon visualisointiin on saatavilla useita työkaluja, kuten Microsoftin Power BI, Googlen Looker Studio tai Salesforcen Tableau. Perustoiminnallisuus kaikissa tämän kategorian tuotteissa on käytännössä sama, ero on vain pienissä nyansseissa. Työkalu tulee kuitenkin valita huolellisesti yrityksen mahdollisen erikoistarpeen tai -piirteen mukaan hinnoittelu, käyttötarkoitus ja olemassa olevat järjestelmät huomioiden.
Teknologiat
Kun tarpeet, käyttötarkoitus ja nykytilanne on selvitetty, voidaan tutkia, mitä teknologioita ja laitteistoja tähän tarvitaan. Yrityksessä voi olla jo tarvittavat lisenssit, laitteistot ja ohjelmistot, joten voiko työ hoitua niillä? On kuitenkin tärkeää muistaa, että teknologiat tulee valita tarpeiden mukaan eikä päinvastoin. Jos lähdetään teknologia edellä liikkeelle, voi käydä niin, että teknologia ohjaa päätöksiä tarpeiden sijaan.
Jatkuva kehittäminen
Datastrategian ylläpito ja kehittäminen on viimeinen, mutta tärkeä vaihe, jotta tiedolla johtamisen prosessit eivät vanhene tai jopa ajan saatossa jää käyttämättä. Jo datastrategiaa luotaessa tulee suunnitella, miten strategiaa päivitetään säännöllisesti ja miten uudet teknologiat, kuten tekoäly ja koneoppiminen, otetaan jatkossa huomioon. Myös kilpailijoiden toimista on hyvä pysyä ajan tasalla ja katsoa mikä heillä toimii tai ei toimi. Jatkokehityssuunnitelmat on siis tehokkainta tehdä silloin, kun strategia luodaan ensimmäisen kerran, jotteivat ne jää tekemättä.
Ajantasalla pitäminen tärkeää
Datastrategia, kuten muukin toiminta organisaatiossa, tulee aina lähteä huolellisesta suunnittelusta ja tarpeiden määrittelystä. Suunnitelmallisuus ja liiketoiminnan tarpeisiin vastaaminen ovat olennainen osa kohti tehokasta tiedon hyödyntämistä. Hyvin suunniteltu datastrategia luo vankan perustan, jolle on helppo rakentaa toimiva toteutus, käyttöönotto, ylläpito sekä jatkuva kehitys.
Parhaatkin prosessit vaativat jatkuvaa kehittämistä. On siis olennaista luoda läpinäkyvät, dokumentoidut ja mitattavat käytänteet, joilla markkinoista, trendeistä, asiakaskäyttäytymisestä ja kilpailijoiden toimista kerätään liiketoimintatietoa. Näin varmistutaan siitä, että yrityksen tietoon perustuva liiketoiminnan johtaminen pysyy ajan tasalla myös tulevaisuuden nopeasti muuttuvassa ympäristössä.
Kun on saatu muodostettua käsitys tiedon käyttämisestä liiketoiminnan keskeisenä ajurina, voidaan pohtia, toimitaanko organisaatiossa näin? Onko datastrategia ajan tasalla?
Sami Koski
projektiasiantuntija
ICT ja liiketoiminta
Oulun ammattikorkeakoulu
Tiedolla johtamisella tulevaisuuteen (TIETU) Tavoite: Hankkeen tavoitteena on edistää Pohjois-Pohjanmaan alueen toimijoiden valmiuksia hyödyntää digitaalista dataa oman kilpailukykynsä ja toimintansa vahvistamisessa. Kesto: 1.11.2023–31.10.2026 Rahoittajat: ESR 2021–2027 -ohjelmasta rahoitetun hankkeen rahoituksen on myöntänyt ELY-keskus Koordinaattori: Oulun ammattikorkeakoulu
Hankkeen kaikki julkaisut Oamk Journalissa
Lähteet
Blomster, M., Kurtti, J-R., Määttä, M., & Sinisalo, J. (2020). Digitaalisen markkinoinnin käsikirja. Opas mikro- ja PK-yrityksille. Oulun ammattikorkeakoulu. https://urn.fi/URN:ISBN:978-951-597-197-5
Blomster, M. (2022). Datan tehokas hyödyntäminen vaatii useiden haasteiden ratkaisemista. Oulun ammattikorkeakoulu. https://urn.fi/URN:NBN:fi-fe2022120870039
Vastaa
Sinun täytyy kirjautua sisään kommentoidaksesi.